Vielleicht kennst du das? Im Unternehmen steht ein wichtiges Projekt an, aber niemand ist sich sicher, wer es eigentlich leitet. Mehrere Kollegen arbeiten doppelt an derselben Aufgabe, während anderes liegenbleibt – und am Ende sagt jeder: „Dafür bin ich nicht zuständig.“ Das ist ein Klassiker, den ich in meiner Beratungspraxis immer wieder erlebe.
In diesem Beitrag schaue ich aus meiner Erfahrung darauf, was Verantwortlichkeit in Organisationen wirklich bedeutet, welche Folgen unklare Rollen haben und warum es so wichtig ist, hier für Klarheit zu sorgen. Natürlich verrate ich dir auch, wie du Rollen und Verantwortlichkeiten klären kannst – und warum ich persönlich großer Fan der VAK-Methode bin.
Was bedeutet Verantwortlichkeit in Organisationen wirklich?
In einem Unternehmen hat jede Position bestimmte Verantwortlichkeiten – also Bereiche oder Ergebnisse, für die diese Rolle Rechenschaft ablegen muss. Oft sprechen wir auch von Zuständigkeiten: Wer ist wofür verantwortlich? Dabei geht es um mehr als nur einzelne Aufgaben. Es geht darum, klar abzugrenzen, welche Rolle welche Themen federführend betreut und wer am Ende den Kopf hinhält, wenn etwas schiefgeht (oder das Lob verdient, wenn alles klappt). Verantwortlichkeit bedeutet also: „Ich bin derjenige, der dafür geradesteht.“
Formal wird das meist über Stellenbeschreibungen oder Organigramme geregelt. In der Praxis erlebe ich jedoch häufig, dass klassische Stellenbeschreibungen nicht ausreichen. Sie werden oft von der Personalabteilung verfasst oder irgendwoher kopiert und bleiben so allgemein, dass der Bezug zum konkreten Alltag fehlt. Da liest man dann zum Beispiel: „Leitung Marketing – verantwortlich für die Marketingstrategie und -maßnahmen.“ Das klingt gut, aber was genau heißt das? Welche Aufgaben fallen darunter und welche Entscheidungsbefugnisse hat diese Person wirklich? Genau hier entstehen Lücken.
Um Verantwortung wirklich zu verstehen, müssen wir sie im Dreiklang mit zwei anderen Aspekten einer Rolle betrachten: Neben der Verantwortlichkeit (Wofür stehe ich gerade?) spielen die konkreten Aufgaben (Was tue ich dafür?) und die Kompetenzen (Welche Befugnisse habe ich?) eine entscheidende Rolle. Diese drei Komponenten müssen zueinander passen. Es bringt nichts, jemandem die Verantwortung für ein Ergebnis zu geben, ihm aber nicht die Kompetenz einzuräumen, die nötigen Maßnahmen auch umzusetzen. Genauso frustrierend ist es, wenn jemand zwar viele Aufgaben erledigt, aber niemand offiziell die Verantwortung trägt.
Verantwortlichkeit bedeutet also: Klar definierte Rollen mit passenden Aufgaben und Befugnissen. Nur dann wissen alle, woran sie sind.
Welche Auswirkungen haben unklare Rollen und Verantwortlichkeiten?
Unklare Verantwortlichkeiten sind kein bürokratisches Detail – sie wirken sich spürbar auf den Arbeitsalltag und den Erfolg deines Unternehmens aus. Aus meiner Erfahrung in mittelständischen Firmen kann ich sagen: Wenn keiner genau weiß, wer wofür zuständig ist, sind Reibungsverluste vorprogrammiert.
Typische Probleme, die ich immer wieder sehe:
- Doppelte Arbeit und Lücken: Aufgaben werden doppelt erledigt, weil mehrere glauben, sie müssten sich kümmern – oder schlimmer, niemand fühlt sich zuständig, sodass wichtige Dinge einfach liegenbleiben. Beides kostet Zeit, Geld und Nerven.
- Unklare Entscheidungen: Wer darf entscheiden, ob Angebot A oder B angenommen wird? Wenn das nicht geklärt ist, schieben sich Mitarbeiter die Entscheidung gegenseitig zu oder es wird auf die Chefetage gewartet. Projekte bleiben im Status „Warten auf Entscheidung“ stecken und die gesamte Organisation wird ausgebremst.
- Konflikte und Spannungen: Ungeklärte Rollen führen oft zu Reibereien im Team. Jeder hat eine eigene Vorstellung von seinem Aufgabenbereich und wundert sich, wenn der Kollege „reinfunkt“. Ich erlebe oft regelrechte Grabenkämpfe zwischen Abteilungen, die das Betriebsklima vergiften.
- Fehlende Verantwortungsübernahme: Wo niemand offiziell zuständig ist, fühlt sich am Ende auch keiner verantwortlich. Fehler werden herumgeschoben – „Dafür war ich nie zuständig.“ Dieses Phänomen führt dazu, dass niemand mehr die Initiative ergreift oder für Ergebnisse einsteht. Die Motivation sinkt, weil Erfolge niemandem zugeordnet werden können und Misserfolge im Niemandsland verschwinden.
Mitarbeiter sind frustriert, weil sie ständig gegen unsichtbare Hindernisse anrennen. Langfristig leidet der gesamte Unternehmenserfolg. Projekte ziehen sich hin, Deadlines werden verpasst und Kunden sind unzufrieden, weil intern niemand den Hut aufhat. Stell dir vor, ein Kunde hat ein Problem – wenn unklar ist, wer sich kümmern soll, wird er von A nach B geschickt. Kein guter Eindruck für dein Unternehmen, oder?
Kurz gesagt: Unklare Rollen sind echte Effizienz- und Moralkiller.
Warum sind geklärte Rollen und Verantwortlichkeiten so wichtig?
Die obigen Probleme machen deutlich, warum Klarheit hier kein „Nice-to-have“, sondern ein Muss ist. Klare Verantwortlichkeiten wirken wie ein gut geöltes Getriebe: Alle Rädchen greifen ineinander, ohne zu knirschen. Wenn jeder weiß, was von ihm erwartet wird und wo die eigenen Grenzen, aber auch die Gestaltungsspielräume liegen, profitieren alle.
Hier ein paar Vorteile, die ich in meiner Beratungspraxis immer wieder sehe:
- Effizienteres Arbeiten: Es gibt weniger Überschneidungen und Leerlauf. Die Leute können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, statt Energie in Zuständigkeitsklärungen zu verschwenden.
- Schnellere Entscheidungen: Klar zugeordnete Verantwortungsbereiche beschleunigen die Entscheidungsfindung. Teams wissen, wer das letzte Wort hat, und das Unternehmen wird insgesamt agiler.
- Höhere Motivation und Eigenverantwortung: In einem klaren Rahmen trauen sich Mitarbeiter eher, Verantwortung zu übernehmen, weil sie wissen, worauf sie sich einlassen. Jeder kennt seinen Beitrag zum großen Ganzen, was das Gefühl von Sinn und Zugehörigkeit steigert.
- Weniger Konflikte, besseres Teamwork: Missverständnisse und Kompetenzgerangel nehmen ab, weil die Erwartungen transparent sind. Statt Zeit in interne Machtspiele zu investieren, kann das Team konstruktiv zusammenarbeiten.
- Fokus auf das Wesentliche: Mit klar verteilten Rollen kann sich die Führungsebene wieder strategischen Aufgaben widmen, weil operative Dinge dort entschieden werden, wo sie hingehören. Die ganze Organisation gewinnt an Orientierung.
Letztlich zahlt sich Rollenklärung auch knallhart ökonomisch aus: Wenn Zusammenarbeit reibungsloser läuft, steigt die Qualität, Kunden sind zufriedener und das Unternehmen kann nachhaltig profitabler wirtschaften.
Wie klärt man Rollen und Verantwortlichkeiten?
Okay, Klartext: Wir wissen, warum klare Rollen wichtig sind – aber wie gehst du das nun an? Hier kommt meine Leidenschaft als Berater ins Spiel. Es gibt verschiedene Ansätze, aber ein paar pragmatische Methoden haben sich bewährt:
1. Offene Kommunikation: Redet miteinander!
Der simpelste Schritt ist oft der wirksamste. Viele Unklarheiten entstehen, weil nie offen ausgesprochen wurde, wer was übernehmen soll. Setzt euch in Team-Meetings oder Workshops zusammen, legt alle Aufgaben auf den Tisch und verteilt sie gemeinsam. Sätze wie „Ich dachte, du machst das…“ müssen ausgesprochen werden dürfen. In diesem Dialog merkt ihr schnell, wo Zuständigkeiten doppelt vergeben oder gar nicht besetzt sind.
2. Schriftliche Vereinbarungen: Die Verantwortlichkeits-Matrix
Neben dem Gespräch solltet ihr Ergebnisse schriftlich festhalten. Hilfreicher als eine klassische Stellenbeschreibung ist oft eine Verantwortlichkeits-Matrix wie die RACI-Matrix. Sie kommt aus dem Projektmanagement und legt für jede Aufgabe fest, wer verantwortlich ist (Responsible), wer die Letztverantwortung trägt (Accountable), wer konsultiert werden muss (Consulted) und wer informiert werden sollte (Informed). In einem Beratungsprojekt bei einem mittelständischen Maschinenbauer haben wir damit die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Ebenen geklärt – das Ergebnis war ein riesiger Fortschritt.
Aber Achtung: Das tollste Dokument nützt nichts, wenn es im stillen Kämmerlein entsteht und keiner es lebt. Die Betroffenen müssen immer beteiligt sein, sonst schafft man nur einen Papiertiger.
3. Mein Favorit: Die VAK-Methode
Das ist mein persönlicher Lieblingsansatz – quasi der Manufaktur-Ansatz unter den Methoden. VAK steht für Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Kompetenzen. Hierbei erstellt man für jede Rolle ein individuelles VAK-Profil, in dem diese drei Komponenten systematisch beschrieben werden:
- Verantwortlichkeit (V): Für welche Ergebnisse stehe ich in dieser Rolle gerade? Beispiel Projektleiter: verantwortlich für das Erreichen des Projektziels in Budget, Zeit und Qualität.
- Aufgaben (A): Welche konkreten Tätigkeiten muss ich erledigen, um meinen Verantwortlichkeiten gerecht zu werden? Beim Projektleiter wären das z.B. Planung, Koordination des Teams, Risikomanagement oder Reporting.
- Kompetenzen (K): Welche Befugnisse habe ich, um meine Aufgaben zu erfüllen? Was darf ich entscheiden – und wo sind meine Grenzen? Das klärt z.B., ob der Projektleiter Budgetentscheidungen treffen oder externe Dienstleister beauftragen darf.
Der Clou bei VAK: Alle drei Komponenten werden aufeinander abgestimmt. Es reicht eben nicht, nur Aufgaben zu verteilen; man muss auch prüfen, ob die Kompetenzen zur Verantwortung passen. In der Praxis erstelle ich solche VAK-Profile am liebsten gemeinsam mit dem betroffenen Team oder der Führungskraft. Das sorgt für Akzeptanz und oft auch für Aha-Effekte, weil implizite Erwartungen plötzlich explizit werden.
Stell dir ein VAK-Profil für die Abteilungsleitung Einkauf vor. Unter Verantwortlichkeit steht „Sicherstellung der Lieferfähigkeit bei optimalen Kosten“. Die Aufgaben sind u.a. Lieferantenverhandlungen und Marktbeobachtung. Bei den Kompetenzen steht dann zum Beispiel, dass sie Verträge bis zu 100.000 € eigenständig freigeben darf. So ein Profil schafft ein glasklares Bild der Rolle.
Ein großer Vorteil der VAK-Methode ist, dass man sie durchgängig im ganzen Unternehmen anwenden kann. Gerade in KMU lässt sich damit ein unglaublich klares gemeinsames Verständnis schaffen. Besonders wichtig ist das auf der Führungsebene und in Phasen der Veränderung, wie bei einer Nachfolgeregelung.
Noch ein Hinweis aus meiner Erfahrung: Rollenklärung ist kein einmaliger Akt. Organisationen verändern sich. Daher sollten Rollenbilder regelmäßig überprüft und angepasst werden. Sie sollten schriftlich fixiert sein und dürfen bei Bedarf fortgeschrieben werden. So bleibt die Klarheit erhalten und wächst mit deinem Unternehmen mit.
Fazit: Klare VAK – klare Sache!
Mein Fazit ist eindeutig: Klare Rollen und Verantwortlichkeiten sind entscheidend für nachhaltigen Unternehmenserfolg und zufriedene Teams. Unklare Zuständigkeiten sind Gift – sie verursachen Chaos, kosten Geld und Nerven und bremsen die Entwicklung deines Unternehmens.
Die gute Nachricht ist: Du kannst etwas dagegen tun! Ob durch offene Gespräche oder meine Lieblingsmethode, die VAK-Klärung – es gibt pragmatische Wege aus dem Durcheinander. Der Aufwand lohnt sich zigfach. Wenn alle wissen, wofür sie verantwortlich sind, entsteht ein Fokus aufs Wesentliche: Wertschöpfung, Kundennutzen und spürbar mehr Leichtigkeit im Arbeitsalltag. Die Zusammenarbeit wird partnerschaftlicher, fokussierter und ergebnisorientierter – genau so, wie sie sein sollte.
Wenn du beim Lesen gedacht hast: „Ja, genau das brauchen wir!“, dann ermutige ich dich: Geh es an! Kläre die Verantwortlichkeiten in deinem Team oder deiner Firma. Du wirst die Effekte sofort spüren.
Und falls du dir dabei Unterstützung wünschst, helfe ich dir natürlich gerne. Gemeinsam finden wir die passenden Spielregeln für deine Organisation und sorgen dafür, dass Zusammenarbeit und Führung gezielt gestaltet werden.
Du wirst sehen: Klarheit wirkt Wunder.